Indépendant : 5 conseils pour prévenir les impayés

Les factures impayées sont un problème pour de nombreuses entreprises. Pour un freelance, elles peuvent avoir des conséquences importantes sur la pérennité d’une activité. Une facture impayée peut créer un important déséquilibre financier et même mener à la fermeture. Il faut donc être particulièrement vigilant dans la gestion de ces impayés.

Vérifiez la fiabilité d’une entreprise

Vérifiez la réputation de l’entreprise avant d’accepter un contrat. Pour cela, consultez sa fiche sur societe.com ou diigeant.societ.com. Vous aurez ainsi un aperçu de la situation financière de l’entreprise. Vous pourrez également vérifier si cette dernière n’utilise pas un faux numéro de Siret. Si elle proche du dépôt de bilan, ne prenez aucun risque et refusez la mission.  Une recherche Google vous permettra de consulter leur fiche business et de vous faire une idée de son e-réputation.

Établissez un contrat ou un devis

Un contrat ou devis vous permettront d’établir de manière précise les aspects de la mission. Les modalités de règlement, les pénalités de retard seront ainsi mentionnées dans ces documents. En cas de litige, ces documents pourront vous servir de preuve. N’hésitez pas non plus à faire signer vos conditions générales de vente à votre client. En établissant ces documents et en les faisant signer à votre client, vous envoyez un signal professionnel fort, gage de sérieux et de responsabilité.  Vous trouverez des solutions en ligne pour rédiger facilement vos devis, comme facturedevis.fr ou Henrri.net.

Demander un acompte pour éviter les impayés

Si le projet que vous allez réaliser est de taille conséquente, vous pouvez demander le versement d’un acompte. S’il n’est pas versé rapidement, soyez vigilant, cela peut provenir d’un manque de sérieux ou de solvabilité de la part de votre client. Vous pouvez aussi fractionner le règlement en plusieurs parties. Demandez alors un règlement à chaque partie et attendez qu’elle vous ait été versée pour attaquer la partie suivante. Vous pouvez également pratiquer l’escompte : vous pourrez par exemple fidéliser l’entreprise en lui accordant une remise de l’ordre de 5 % environ si la facture est réglée dès réception.

Gérer ses comptes

Soyez vigilant avec votre comptabilité. Il est impératif de la tenir régulièrement à jour pour éviter les écarts de trésorerie, surtout si vous avez plusieurs clients à la fois.  

Vous pouvez vous appuyer sur des outils de facturation comme Freelancer App qui est un logiciel de facturation qui surveille vos comptes à votre place. Vous recevez une notification dès qu’une facture arrive à échéance.

N’attendez pas d’être face à l’impayé pour établir une relance. Fixez des échéances et respectez-les scrupuleusement : relance par mail, appel téléphonique, lettre de relance en recommandé avec accusé de réception…

Prévoyez toujours d’indiquer un délai précis pour le règlement de la facture dans chaque relance.

Vous pouvez aussi choisir d’utiliser un CRM (Customer Relationship Management). Il s’agit d’un outil qui permet de garder une trace de tous vos échanges par mail. Il existe des CRM gratuits comme Dolibarr ou Crème CRM.

Enfin, pour sécuriser vos transactions et rassurer vos clients, vous pouvez également utiliser les services d’une plateforme telle que Secudeal. Celle-ci conserve le règlement de votre client. Le paiement est débloqué dès que votre client a validé la bonne exécution de la mission. Des experts vous accompagnent également dans la résolution des litiges, le cas échéant.  Grâce à Secudeal, vous offrez une garantie de sérieux à votre client.

Il a l’assurance que vous réaliserez la mission avec rigueur. Quant à vous, vous vous prémunissez du risque d’impayé.